WBS z pewnością pomoże Wam w zaplanowaniu projektu. Są one szczególnie przydatne, aby upewnić się, że sponsorzy i członkowie zespołu patrzą na ten sam projekt, ale może na różnych poziomach.
Struktura pracy to mapa dla pracy, którą podejmiesz w swoim projekcie. Należy użyć WBS , aby konsekwentnie wyjaśnić, co zamierzasz osiągnąć, jak zamierzasz to osiągnąć, jak długo to potrwa i ile to będzie kosztować.
WBS nie robi wszystkich tych rzeczy samodzielnie, ale jest jednym z wcześniejszych elementów do planowania projektu. Zazwyczaj tworzysz swój WBS po zdefiniowaniu/zweryfikowaniu zakresu projektu. Będziesz potrzebował zakresu szczegółowego, ponieważ Twój WBS zostanie oddzielony od twoich rezultatów.
Tworzenie WBS jest procesem odgórnym, w którym bierze się listę wyników, a następnie dzieli się na pakiety robocze. Jeśli tworzysz nowy system finansowy, możesz mieć kilka rezultatów;
1. General Ledger
2. Journal Interface
3. Account Payable module
4. Accounts Recievable module
5. Bank Interface
6. Reporting
Powyższe wyniki będą stanowić górną część WBS.
1.0.0 General Ledger
1.0 Transaction Ledger
2.0 Accounts Maintenance
2.0.0 Journal Interface
1.0 Journal creation
2.0 Journal review
3.0 Journal update
4.0 Journal deletion
3.0.0 Account Payable module
1.0 AP Invoice creation
2.0 AP Invoice review
3.0 AP Invoice update
4.0 AP Invoice deletion
4.0.0 Accounts Recievable module
1.0 AR Invoice creation
2.0 AR Invoice review
3.0 AR Invoice update
4.0 AR Invoice deletion
5.0.0 Bank Interface
1.0 Generic Payment interface
2.0 ANZ Bank interface
3.0 Westpac Bank Interface
4.0 Commonwealth Bank interface
6.0.0 Reporting
1.0 Trial Balance
2.0 Balance Sheet
3.0 Operating Statement
4.0 Invoices Pending
(NB: system numeracji jest przydatny np. Będziesz wiedzieć, że 6.3.2 jest drugim zadaniem tworzenia raportu operacyjna).
Wtedy byś dalej rozbijając ich na pakiety robocze, które zajęłyby od 4 godzin do 5 dni. Po ukończeniu WBS możesz poprosić członków zespołu lub ekspertów o oszacowanie, ile czasu zajmie każdy pakiet roboczy (zadanie) od dołu do góry. Te szacunki pomogłyby Ci w zaplanowaniu początkowego harmonogramu i budżetu zgodnego z WBS i pierwotnym zakresem, który został uzgodniony.
Dlaczego tak się dzieje? Jest kilka powodów, po pierwsze łatwość komunikacji. Estymenci potrzebują pakietów roboczych na niskim poziomie (np. Od 4 godzin do 5 dni), aby dokładnie oszacować. Ale twoi sponsorzy potrzebują konkretnych wyników na wysokim poziomie, aby ocenić harmonogram i budżet. Decydując się na WBS wcześniej, możesz osiągnąć oba te elementy.
Korzystając ze spójnego WBS, sponsor może spojrzeć na harmonogram i budżet oraz powiązać go z pierwotnym planem. Mogą zdecydować, że 4.0.0 nie jest warte wysiłku. To jest zasługa WBS przekazanej na podstawie twoich rezultatów, twoi sponsorzy potrzebują tylko spojrzeć na pierwszy poziom, aby zrozumieć, co się dzieje.
Jeśli wcześniej zdefiniujesz WBS, twoi sponsorzy, członkowie twoich wczesnych zespołów i inni interesariusze mogą zobaczyć, w co się angażują, a także ewentualnie wykryć, czego brakuje w twoim projekcie. W powyższym banalnym przykładzie bardzo dużo brakuje, aby ekspert mógł łatwo zlokalizować i załatać dziury przed rozpoczęciem pracy.
Najważniejsze punkty to:
1. Create your WBS from your deliverables
2. Break the WBS down into work packages between 4 hours to 5 days long
3. Estimate on the work packages
4. Report your schedule against the top level(s) of your WBS
5. Report your budget against the top level(s) of your WBS
Skomplikowane (tj. Kosztowne lub ryzykowne) projekty zwykle wymagają kolejnego kroku. Duże projekty lub te o wysokim prawdopodobieństwie ryzyka są zazwyczaj etapami.Oznacza to po prostu grupowanie wyników w etapy jako najwyższy poziom. Każda faza powinna wytworzyć coś mierzalnego i pozwolić twoim sponsorom zdecydować, czy kontynuować, czy nie. W ten sposób unikasz podejścia do wielkiego wybuchu. Każda faza powinna być oceniona jako kompletna, wyciągnięte wnioski itd. Przed przejściem do następnej fazy. W ten sposób opracowuje się duże oprogramowanie, buduje i buduje, a także projekty eksperymentalne, w których wynik musi być uważnie monitorowany, ponieważ sukces może nie być zapewniony.
Ten sam projekt powyżej podzielony na fazy;
1.0.0.0 Phase 1
1.0.0 General Ledger
1.0 Transaction Ledger
2.0 Accounts Maintenance
2.0.0 Journal Interface
1.0 Journal creation
2.0 Journal review
3.0.0 Reporting
1.0 Trial Balance
2.0.0.0 Phase 2
1.0.0 Journal Interface
1.0 Journal update
2.0 Journal deletion
2.0.0 Account Payable module
1.0 AP Invoice creation
2.0 AP Invoice review
3.0 AP Invoice update
4.0 AP Invoice deletion
3.0.0 Reporting
1.0 Balance Sheet
2.0 Operating Statement
2.0.0.0 Phase 3
etc etc etc
Twój WBS powinien mieć wyraźny link do twoich rezultatów i możesz używać fazowania dla skomplikowanych projektów. Tak czy inaczej logika jest taka sama, kontynuuj rozkładanie WBS, dopóki nie otrzymasz pakietów roboczych o najniższym poziomie, które są konkretnymi zadaniami, które można wykonać w ciągu 4 godzin do 5 dni. Ty i członkowie twojego zespołu musicie się skoncentrować na wykonaniu pakietów roboczych, jednak ty i twoi sponsorzy skoncentrujecie się na monitorowaniu i kontrolowaniu jednego lub dwóch poziomów WBS.
Edit: WBS naprawdę nie powinno przejść całą drogę w dół do zadań .. I zostały zaksięgowane wyraźniejszy przykład na tasks and WBS.